Politique de confidentialité
Préambule
La société Only Way SRL, exploitant le site vertsapin.be sous le nom commercial « VertSapin », attache une grande importance à la protection des données personnelles de ses clients, prospects et visiteurs.
La présente Politique de confidentialité a pour objet de vous informer, de manière claire et transparente, sur :
- Les données personnelles que nous collectons
- Les finalités pour lesquelles nous les utilisons
- Les bases légales de nos traitements
- Les destinataires de vos données
- La durée pendant laquelle nous les conservons
- Les droits dont vous disposez et la manière de les exercer
Elle est établie conformément :
- Au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD)
- À la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel
1 - Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
Only Way SRL
- Siège social : Rue du Pinson 64, 1170 Bruxelles, Belgique
- Numéro d'entreprise (BCE) : BE 1029.126.052
- Email : info@vertsapin.be
- Téléphone : +32 (0)479 73 03 49 (10h-18h, 7j/7)
Point de contact pour les questions relatives à la protection des données : Quentin De Buyst, gérant — joignable à l'adresse info@vertsapin.be.
ℹ️ Only Way SRL n'a pas l'obligation légale de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) au sens de l'article 37 du RGPD. Néanmoins, vous pouvez à tout moment contacter notre point de contact dédié pour toute question relative à vos données personnelles.
2 - Définitions
| Terme | Définition |
|---|---|
| Données personnelles | Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (nom, email, adresse IP, etc.) |
| Traitement | Toute opération effectuée sur des données personnelles (collecte, enregistrement, consultation, modification, suppression, etc.) |
| Responsable du traitement | Personne ou entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement (en l'occurrence : Only Way SRL) |
| Sous-traitant | Personne ou entité qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement |
| Personne concernée | Personne physique dont les données sont traitées (en l'occurrence : vous) |
3 - Données personnelles collectées
Nous collectons et traitons uniquement les données strictement nécessaires aux finalités décrites dans la présente Politique. Aucune donnée sensible (santé, religion, opinions politiques, etc.) n'est collectée.
3.1 Données collectées via le formulaire de commande en ligne
- Nom et prénom
- Adresse de livraison complète
- Adresse email
- Numéro de téléphone
- Données de paiement (traitées directement par notre prestataire de paiement — voir article 5)
- Détails de la commande (produits, quantités, montant)
- Créneau de livraison choisi
3.2 Données collectées via le formulaire de contact
- Nom et prénom
- Adresse email
- Numéro de téléphone (facultatif)
- Contenu du message
3.3 Données collectées via le formulaire de devis (B2C / B2B)
- Nom et prénom (ou raison sociale pour les professionnels)
- Adresse complète du lieu de prestation
- Adresse email
- Numéro de téléphone
- Type de logement ou d'établissement (privé, hôtel, restaurant, bureau, etc.)
- Surface ou volume à décorer
- Description du projet
3.4 Données collectées sur les stands physiques (uniquement en cas de livraison à domicile commandée sur stand)
- Nom et prénom
- Adresse de livraison
- Numéro de téléphone
- Email (facultatif)
Pour les ventes directes sur stand sans livraison, aucune donnée personnelle n'est collectée.
3.5 Données collectées automatiquement lors de la navigation
- Adresse IP
- Type et version du navigateur
- Système d'exploitation
- Pages visitées et durée de consultation
- Données collectées via les cookies (voir notre Politique cookies)
4 - Finalités du traitement et bases légales
Conformément à l'article 6 du RGPD, chaque traitement repose sur une base légale spécifique :
| Finalité | Données concernées | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|---|
| Traitement et exécution des commandes en ligne | Nom, adresse, email, téléphone, données de paiement, détails commande | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Traitement des devis B2C et B2B | Nom, coordonnées, descriptif du projet | Mesures précontractuelles à la demande de la personne (art. 6.1.b) |
| Gestion de la livraison et du service à domicile | Nom, adresse, téléphone, créneau | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Service de reprise après les fêtes | Nom, adresse, téléphone | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Réponse aux demandes via le formulaire de contact | Nom, email, téléphone, message | Intérêt légitime : répondre aux sollicitations (art. 6.1.f) |
| Émission et conservation des factures | Données de commande et de facturation | Obligation légale : législation comptable et fiscale belge (art. 6.1.c) |
| Gestion des litiges, garanties et SAV | Données de commande et communications | Intérêt légitime : défense des droits (art. 6.1.f) |
| Sécurité du site et prévention de la fraude | Adresse IP, logs de connexion | Intérêt légitime : sécurité (art. 6.1.f) |
| Mesure d'audience anonymisée | Données de navigation | Intérêt légitime ou consentement selon la nature des outils (art. 6.1.a ou 6.1.f) |
| Publicité ciblée (Google Ads, Meta Ads) | Données de navigation, cookies publicitaires | Consentement préalable (art. 6.1.a) |
5 - Destinataires et sous-traitants
Vos données personnelles ne sont jamais vendues à des tiers.
Elles peuvent être communiquées, dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture de nos services, aux destinataires suivants :
5.1 Personnel interne d'Only Way SRL
Seul le personnel habilité d'Only Way SRL (gestion des commandes, livraisons, service client, comptabilité) a accès à vos données.
5.2 Sous-traitants techniques
Nous faisons appel à des prestataires de services qui agissent en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD. Ces prestataires sont liés par contrat et ne peuvent utiliser vos données qu'aux fins strictes qui leur sont confiées.
| Sous-traitant | Service fourni | Localisation des données | Transferts hors UE |
|---|---|---|---|
| Odoo S.A. | Hébergement du site, CRM, emails transactionnels | Union européenne | Non |
| Stripe Payments Europe Ltd | Traitement des paiements en ligne | Irlande (UE) + USA (groupe Stripe) | Oui (Data Privacy Framework) |
| Odoo Payments | Traitement des paiements en ligne | UE (sous-jacent Stripe) | Oui (Data Privacy Framework) |
| PayPal (Europe) S.à r.l. | Traitement des paiements PayPal | Luxembourg (UE) + USA (groupe PayPal) | Oui (Data Privacy Framework) |
| Google Ireland Ltd (Google Ads, Google Maps) | Publicité ciblée, cartographie | Irlande (UE) + USA (groupe Google) | Oui (Data Privacy Framework) |
| Meta Platforms Ireland Ltd (Meta Ads) | Publicité ciblée Facebook/Instagram | Irlande (UE) + USA (groupe Meta) | Oui (Data Privacy Framework) |
| Clouddemat | Logiciel comptable | Belgique | Non |
5.3 Autorités publiques
Vos données peuvent être communiquées aux autorités publiques compétentes (administration fiscale, police, justice) lorsque la loi nous y oblige.
6 - Transferts de données hors Union européenne
Certains de nos sous-traitants (Stripe, PayPal, Google, Meta) appartiennent à des groupes établis aux États-Unis. Vos données peuvent donc faire l'objet de transferts vers ce pays.
Ces transferts sont encadrés par les mécanismes prévus au chapitre V du RGPD :
- Data Privacy Framework (DPF) : depuis le 10 juillet 2023, la Commission européenne a reconnu un niveau de protection adéquat pour les transferts vers des entreprises américaines adhérentes au DPF. Google, Meta, Stripe et PayPal sont certifiés DPF.
- Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne : utilisées en complément ou en remplacement du DPF si nécessaire.
Vous pouvez à tout moment nous demander une copie des garanties mises en place pour ces transferts en nous contactant à info@vertsapin.be.
7 - Durée de conservation des données
Conformément au principe de limitation de la conservation (art. 5.1.e RGPD), nous ne conservons vos données que pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement, augmentée des délais légaux applicables.
| Type de données | Durée de conservation | Justification |
|---|---|---|
| Données de commande et factures | 10 ans à compter de la dernière commande | Obligation comptable (art. III.86 Code de droit économique) |
| Données de devis non concrétisés | 3 ans après le dernier contact | Prescription commerciale |
| Données de formulaire de contact | 1 an après le dernier échange | Bonne pratique RGPD |
| Comptes clients inactifs sur le site | 3 ans sans connexion, puis suppression ou anonymisation | Bonne pratique RGPD |
| Données de paiement (numéros CB, etc.) | Non conservées par Only Way SRL | Traitées directement par le prestataire de paiement (PCI-DSS) |
| Logs de connexion au site | 12 mois | Sécurité et prévention de la fraude |
| Cookies analytiques et publicitaires | 13 mois maximum | Recommandation APD belge |
| Données traitées pour répondre à une obligation légale | Selon la durée légale applicable | Obligation légale |
| Données utilisées en cas de litige | Jusqu'à prescription extinctive (généralement 10 ans) | Défense des droits |
À l'issue de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
8 - Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
8.1 Droit d'accès (art. 15 RGPD)
Vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous concernant sont (ou non) traitées, et en demander une copie.
8.2 Droit de rectification (art. 16 RGPD)
Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
8.3 Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») (art. 17 RGPD)
Vous pouvez demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales (notamment la conservation des factures pendant 10 ans).
8.4 Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD)
Vous pouvez demander que le traitement de vos données soit temporairement suspendu, par exemple en cas de contestation de l'exactitude des données.
8.5 Droit d'opposition (art. 21 RGPD)
Vous pouvez vous opposer, à tout moment, au traitement de vos données pour des motifs tenant à votre situation particulière, notamment lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime. Vous pouvez également vous opposer à tout moment et sans justification au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale.
8.6 Droit à la portabilité (art. 20 RGPD)
Lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou l'exécution d'un contrat, vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et lisible, et demander leur transmission à un autre responsable du traitement.
8.7 Droit de retirer son consentement (art. 7.3 RGPD)
Lorsque le traitement repose sur votre consentement (par exemple pour les cookies publicitaires), vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant le retrait.
8.8 Droit de définir le sort de vos données après le décès
Conformément à la législation belge, vous pouvez donner des directives sur la conservation, l'effacement ou la communication de vos données après votre décès.
9 - Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous adresser une demande :
📧 Par email : info@vertsapin.be 📮 Par courrier postal : Only Way SRL, Rue du Pinson 64, 1170 Bruxelles, Belgique
Afin de vérifier votre identité et d'éviter toute usurpation, nous pouvons vous demander de joindre une copie d'une pièce d'identité (ne masquant pas votre nom et votre photo, les autres mentions pouvant être masquées).
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception (délai pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe, avec notification préalable).
L'exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive (art. 12.5 RGPD).
10 - Droit d'introduire une réclamation
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la législation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) :
Autorité de protection des données (APD) Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles Tél. : +32 (0)2 274 48 00 Fax : +32 (0)2 274 48 35 Email : contact@apd-gba.be Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
Nous vous invitons toutefois à nous contacter au préalable à info@vertsapin.be afin que nous puissions, dans la mesure du possible, résoudre votre demande à l'amiable.
11 - Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité de vos données personnelles, notamment :
- Hébergement sur des serveurs sécurisés au sein de l'Union européenne (Odoo)
- Chiffrement des communications via le protocole HTTPS/TLS
- Traitement des paiements via des prestataires certifiés PCI-DSS
- Accès aux données limité aux personnes habilitées
- Sauvegardes régulières
- Mots de passe sécurisés et pseudonymisation lorsque pertinent
Toutefois, aucun système de transmission ou de stockage sur internet n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à notifier l'APD dans les 72 heures (art. 33 RGPD) et, si le risque est élevé, à vous en informer directement (art. 34 RGPD).
12 - Mineurs
Le site vertsapin.be n'est pas destiné aux mineurs. Conformément à l'article 7 de la loi belge du 30 juillet 2018, le traitement des données personnelles d'un enfant de moins de 13 ans est subordonné au consentement du titulaire de l'autorité parentale.
Si vous êtes parent ou tuteur et que vous estimez que votre enfant nous a transmis ses données personnelles sans votre consentement, contactez-nous à info@vertsapin.be : nous procéderons à leur suppression.
13 - Modifications de la Politique de confidentialité
Only Way SRL se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment pour l'adapter à l'évolution de la législation, de nos services ou des outils utilisés.
La version applicable est celle disponible sur le site à la date de votre visite. La date de dernière mise à jour figure en début de document.
En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par tout moyen approprié (bannière sur le site, email, etc.).
14 - Contact
Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles :
Only Way SRL Rue du Pinson 64, 1170 Bruxelles 📧 info@vertsapin.be 📞 +32 (0)479 73 03 49 (10h-18h, 7j/7)